Manutenção e a Gestão das OS´s

A Ordem de Serviço é o principal documento da manutenção, fonte para formação de histórico confiável, tomada de decisão certa e melhoria contínua. Evidentemente, desde que todas as informações solicitadas sejam preenchidas com acurácia e transformadas em conhecimentos e lições aprendidas.

É de suma importância no processo de manutenção porque se bem gerenciada fornece dados acessíveis e confiáveis, histórico das intervenções, suporte para ações estratégicas e promove a aprendizagem dos envolvidos e da própria organização.

Além disso, os dados contidos nesse documento auxiliam na priorização das atividades de manutenção, no controle da realização dos serviços e servem de base para definição de boa parte dos indicadores de performance da manutenção.  Alguns dados que podemos extrair para controle e melhoria:

• • Número de falhas ocorridas;
  • Tipo de falhas ocorridas;
  • Tempo de máquina parada;
  • Tipo e número de peças que estão sendo substituídas;
  • Profissionais e especialidades envolvidas em cada serviço;
  • Custo por serviço (interno e externo) e custo acumulado;
  • Datas de realização de cada serviço;
  • Tempo de realização de cada serviço (horas trabalhadas).

Da mesma forma, a OS colabora para decisão fundamentada, a medida em que fornece informações seguras para decisões tais como: necessidade de reforma ou substituição de um equipamento; criação ou revisão de um plano de manutenção preventiva; implantação da manutenção preditiva; elaboração de um check list de rota de inspeção; elaboração de um plano de lubrificação.

Ou seja, qualquer ação para garantir o máximo desempenho dos equipamentos, satisfação dos clientes e redução de custos e riscos, principalmente, respeitando a criticidade dos ativos e sua contribuição para o negócio.

Porém, essa rica fonte de análise, muitas vezes, é vista como burocracia e um processo desnecessário, assim, a própria liderança e os gestores contribuem para a instauração de um clima de resistência para abertura da ordem de serviço e os registros tornam-se incompletos e pouco confiáveis.

Também percebemos que alguns profissionais subestimam a importância desse documento e, esse comportamento é tanto do solicitante quanto do próprio pessoal da manutenção. Aqui cabe destacar algumas informações básicas que deveriam ser preenchidas pelo solicitante e mantenedor:

• • Produção: área/setor; equipamento (estrutura de tag); tipo de manutenção; sintoma (descrição do problema); solicitante e data.
  • Manutenção: data da intervenção, hora de início e término, horas trabalhadas, técnico responsável, hora de máquina parada, código do defeito; causa (descrição da causa do problema); ação corretiva (o que foi feito para solucionar o problema); material utilizado (o código, a quantidade e a descrição do material utilizado).

Para mudar esse cenário, o caminho é fortalecer a ordem de serviço, pois ela é imprescindível para otimizar o fluxo de informação ao longo do processo de manutenção.

É essencial a liderança ser orientada pela gestão de resultado e compreender que sem um histórico de equipamentos e indicadores de performance que comprovem a confiabilidade dos ativos será muito difícil gerenciar o processo de manutenção como um todo.

Por esses motivos, torna-se evidente a necessidade de se criar uma sistemática efetiva para a ordem de serviço:

1. 1. Definir as informações relevantes, ou seja, o que é importante ser preenchido na ordem de serviço – por exemplo, tempo da intervenção, as peças sobressalentes utilizadas, se houve parada de máquina, serviços terceiros, então, se define todas informações essenciais.
   2. Criar uma sistemática de encerramento das OS’s, ela só pode ser finalizada no momento que todas essas informações sejam relatadas.
   3. Treinar e desenvolver as pessoas envolvidas para cumprir essa sistemática.
   4. Implantar os indicadores de performance da manutenção e gestão à vista, no momento que as pessoas percebem que as informações preenchidas, transformaram-se em indicadores e estes estão ajudando no dia a dia, fortalece esse ciclo positivo.
   5. Determinar reuniões sistemáticas de acompanhamento das ações e resultados, com isso, a equipe, tem acesso ao desempenho da manutenção, sabendo se precisa atuar para manter ou fazer ações para melhorar o resultado.

A partir isso, a liderança deve conquistar o comprometimento da equipe de manutenção, para isso, precisa envolver seus componentes no planejamento, análises e melhorias, por consequência, os profissionais sentiram a necessidade de apontar corretamente as informações no momento da intervenção, uma vez que irão utilizá-las posteriormente.

Porque uma coisa é certa, se a última vez que o técnico vai ter contato com as informações da intervenção é quando estiver preenchendo a ordem de serviço, pode ter certeza que não dará muita importância para esse processo.

Portanto, o compromisso com a confiabilidade dos registros parte do engajamento da liderança e do comprometimento da equipe de manutenção em gerar resultados, destacando que pessoas engajadas são pessoas “ouvidas e valorizadas”.

A acuracidade deve iniciar desde a abertura com a correta identificação da necessidade do solicitante, passando pelo preenchimento de todas informações relevantes pelos técnicos de manutenção até seu lançamento no software de gerenciamento. Assim, é possível desenvolver um sistema de gestão da manutenção eficaz.

Dica Gênesis para o Gestor:

Lembre-se de destacar que o preenchimento completo e correto de todas as informações solicitadas na ordem de serviço agrega valor ao processo de manutenção, principalmente, as informações básicas como fato, causa e ação das intervenções corretivas e preventivas:

• • FATO – DESCRIÇÃO DO PROBLEMA/FALHA, por exemplo: aquecimento; desregulagem; quebra/trinca; curto –circuito; fixação; contaminação /sujeira; refrigeração; folga; ruído anormal; cabos danificados; lubrificação; sinalização; corrosão; mau contato; mau contato; sobrecarga; desgaste; não liga; vibração; desalinhamento; queima; vazamento;
  • CAUSA – DESCRIÇÃO DO POR QUE OCORREU O PROBLEMA/FALHA, por exemplo: aquecimento; desbalanceamento; oscilação; tensão corrente contaminação/sujeira; fim da vida útil; refrigeração deficiente; cabos danificados; isolação com danos; sobrecarga; desgaste; lubrificação; umidade; desalinhamento; mau contato; vibração; desajuste/desregulagem; operação inadequada;
  • AÇÃO – DESCRIÇÃO DO REPARO/FALHA, por exemplo:  ajustado/regulado; emendado; rearmado; resetado; alinhado; nivelado; filtrado; reforçado; balanceado; fixado; reapertado; soldado; calibrado; isolado; substituído; conectado; limpo; vedado; desobstruído, lubrificado.

Autores: Mara Rejane Fernandes e Moisés Fernandes Dias